Ako zabezpečiť kanceláriu a zamestnancov pred koronavírusom?

Hoci koronavírus stále predstavuje reálne nebezpečenstvo, čoraz viac kancelárií a pracovísk sa rozhoduje pre zrušenie práce z domu a návrat k normálnemu pracovnému režimu. V čase všeobecného uvoľnenia však nesmieme zabúdať, že pandémia stále pretrváva a nedodržiavanie odporúčaní Svetovej zdravotníckej organizácie a hygienických predpisov môže viesť k nakazeniu zamestnancov a následnému karanténnemu opatreniu pre celé pracovisko.

Ruky plné práce

Aj keď v 21. storočí existuje mnoho spôsobov práce na diaľku a každý rok pribúdajú povolania, ktoré možno úspešne vykonávať bez pohybu pred domácim počítačovým obrazovkou, návrat do kancelárie často znamená efektívnejšiu výmenu informácií a koordináciu úloh, najmä v podnikoch, ktoré doteraz nemali skúsenosti s prácou v rozptýlení. Stretnutia v konferenčných miestnostiach a každodenné briefingy však prinášajú nielen výhody, ale aj riziko šírenia vírusu COVID-19 medzi účastníkmi. Správne zabezpečenie pracoviska pred takou možnosťou nie je jednoduché a vyžaduje vážne zváženie, ale každé úsilie stojí za dosiahnutie požadovaného efektu - zabezpečenie najvyššej úrovne hygieny a tým aj zabránenie ďalšiemu šíreniu tejto choroby, ktorá sa šíri po celom svete. Ako to dosiahnuť? Tu je niekoľko najdôležitejších vecí, na ktoré treba pamätať.

1. Určené miesto na dezinfekciu rúk

K jednoduchým a účinným spôsobom, ako sa vyhnúť nákaze koronavírusom, patrí dodržiavanie hygieny rúk. Odporúčané dezinfekčné prípravky na báze alkoholu obsahujúce minimálne 60% etanolu majú preukázané antivírusové účinky a sú veľmi účinné proti obalovým vírusom (vrátane COVID-19), preto ich prítomnosť v kancelárii má skutočne významný vplyv na zdravie zamestnancov a návštevníkov. Avšak nestačí len zásobovať sa jednou fľaškou dezinfekčného prostriedku a spoliehať sa na to, že zamestnanci alebo návštevníci si na to budú pamätať a použijú ho.

Dávkovač s dezinfekčným prostriedkom na ruky by mal byť dobre viditeľný a nachádzať sa v spoločnej hale alebo priamo pred vstupom do miestnosti, kde sa nachádzajú pracovné stanoviská. Aby nikto nezmeškal príležitosť použiť dávkovač, je dobré umiestniť ho - alebo aspoň informáciu o ňom a potrebe ho použiť - na úrovni očí. Aj keď v niektorých budovách môže byť toto problémom kvôli otvorenému usporiadaniu miestností alebo nemožnosti priameho namontovania dávkovača na dezinfekciu na stenu, existujú riešenia, ktoré umožňujú obísť tieto problémy.

Dobrým riešením sú napríklad nástenné dávkovače dezinfekčných prostriedkov. Umiestnené priamo na stolíkoch alebo umiestnené na povrchu iných nábytkov v blízkosti vchodových dverí, nevyžadujú inštaláciu a ľahko sa dajú presúvať, ale ak sa nezabezpečí ich správne označenie, môžu byť prehliadané. Okrem toho väčšina týchto dávkovačov sa ovláda priamo rukou, čo výrazne znižuje úroveň hygieny priamo okolo miesta na dezinfekciu rúk. Najlepšie výsledky sa dosiahnu použitím profesionálnych bezdotykových stojanových dávkovačov, ktoré využívajú pohybové senzory na bezdotykové rozprašovanie dezinfekčného prostriedku vo forme hmly. Táto forma dávkovania nielenže znižuje riziko prenosu baktérií a vírusov na povrch tela, ale tiež umožňuje vyhnúť sa zbytočnému neporiadku, pretože tieto dávkovače nebudú kvapkať a špiniť pracovné dosky, na ktoré budú umiestnené.

Alternatívou, ktorá prináša ešte viac výhod, je využívanie špecializovaných stojanov na dávkovače dezinfekčného prostriedku. Vybavené dostatočne zatiaženými základňami a prispôsobené pre mnoho modelov lakťových a bezdotykových dávkovačov, sú perfektne viditeľné a vybavené informačnými tabuľkami, na ktorých je možné umiestniť logá firiem (v prípade umiestnenia dezinfekčnej stanice v verejnej časti kancelárie) alebo inštrukcie na umývanie rúk alebo iné užitočné informácie (ak budú tieto stojany na dávkovače umiestnené napríklad v sklade). Tento typ stanovísk na dezinfekciu sa výborne osvedčuje na miestach s veľkým pohybom a je elegantným a odolným riešením, všestranným a zaručujúcim najvyššiu úroveň hygieny.

2. Vzdialenosť medzi pracoviskami a sociálne distancovanie

Dodržiavanie primeranej vzdialenosti od ostatných ľudí, najmä v malých kanceláriách a miestach s vysokým počtom zamestnancov, je rovnako dôležité ako dodržiavanie hygieny rúk. COVID-19, rovnako ako mnoho iných vírusov a baktérií, sa šíri kvapôčkovou cestou, čo znamená, že každý kýchnutie alebo kašľanie infikovanej osoby uvoľňuje malé kvapôčky tekutín. Tieto kvapôčky sa voľne šíria vzduchom a nesú so sebou vírus, ktorý sa môže pri dýchaní vdýchnuť do pľúc zdravých ľudí, ktorí sú príliš blízko. Treba si uvedomiť, že riziko preniknutia týchto častíc do nášho tela existuje aj pri bežnej konverzácii, preto je mimoriadne dôležité dodržiavať primeranú vzdialenosť medzi ľuďmi v pracovnom prostredí.

V súčasnosti Svetová zdravotnícka organizácia odporúča udržiavať aspoň jeden meter vzdialenosti - a je to dobrá prax, ktorú treba dodržiavať v verejných priestoroch pre zamestnancov - ale pokiaľ ide priamo o pracovné pozície, v Poľsku platí aj nariadenie Rady ministrov z 2. mája 2020 o stanovení určitých obmedzení, nariadení a zákazov v súvislosti s výskytom epidémie. Podľa jeho obsahu, zamestnávateľ má povinnosť zabezpečiť poltora metra vzdialenosti medzi jednotlivými pracoviskami, alebo, ak to nie je možné, osobných ochranných prostriedkov (ako sú rúška a rukavice). Ako sa vyhnúť takýmto zbytočným výdavkom a zároveň zaručiť vysokú úroveň hygieny v kancelárskom priestore?

Prezariadenie je, bohužiaľ, najjednoduchším a prinášajúcim najviac výhod krokom. Ak však nie je možné to urobiť, stále je možné zvýšiť vzdialenosť medzi pracujúcimi v jednom mieste tým, že vypnete časť stolov a delegujete pracovníkov, ktorí ich používajú, na prácu z domu. Dôležité je tiež označiť vylúčené pracovné miesta, napríklad pomocou červenej pásky nalepené na povrch v tvare písmena "x", a okolo nich nalepiť na podlahu "ochranné zóny", ktoré umožnia každému, kto chce konzultovať so svojím kolegom alebo kolegyňou, vedieť, kde sa zastaviť, aby sa vyhli šíreniu vírusov a baktérií na povrch klávesnice, myši a iných zariadení, ktoré používa druhá osoba.

Pripravujúc naše pracoviská na boj proti koronavírusu, nesmieme sa však sústrediť len na stoly v hlavných miestnostiach a zabudnúť na zabezpečenie ostatných priestorov v kancelárii, ktoré sú dostupné pre všetkých zamestnancov. Udržiavanie primeranej vzdialenosti počas rozhovoru je dôležité po celý čas, nielen pri sedení na svojom pracovisku, a malé konferenčné miestnosti a firemné kuchyne, kde sa často zhromažďujú veľké skupiny ľudí, sú často prehliadané a nedostáva sa im dostatočnej pozornosti pri príprave firmy na epidémiu. Avšak, aby sme zvýšili bezpečnosť v týchto priestoroch, v väčšine prípadov stačí odstrániť polovicu stoličiek (alebo, ako v prípade stolov, označiť páskou každé druhé miesto na sedenie), aby sme zvýšili vzdialenosť medzi osobami, ktoré ich používajú, a tiež označiť na podlahe v správnych odstupoch miesta na státie v rade na mikrovlnnú rúru alebo kávovar. Dobrou myšlienkou, ktorú treba zvážiť, ak je to možné, je vyhradenie jednosmerných chodieb, vďaka ktorým nebudú musieť zamestnanci zmenšovať vzdialenosť medzi sebou ani v úzkych priestoroch.

3. Prísna hygiena rúk a pracovného miesta

Pripravenie stanice na dezinfekciu rúk vybavenú alkoholovými čistiacimi prípravkami (alebo poskytnutie jednorazových rukavíc) je povinné, ale veľmi často sa na dezinfekciu pokožky pamätá len pri príchode do práce a odchode z nej. Štúdie zverejnené v časopise Journal of Occupational and Environmental Hygiene však dokazujú, že v kancelárskych podmienkach, pri vykonávaní rôznych úloh, sa dotýkame rukami nášho tváre takmer 16-krát za hodinu. To znamená, že aj keď po prekročení prahu firmy zamestnanci použijú dezinfekčný prostriedok a väčšinu času strávia pri svojich stoloch, môžu prenášať vírus COVID-19 na iné miesta - napríklad do spoločnej kúpeľne. Dá sa znížiť riziko takéhoto šírenia ochorenia?

Najmä je dôležité venovať pozornosť ľudskému faktoru a propagovať medzi zamestnancami kancelárie časté a dôkladné umývanie rúk a starostlivosť o poriadok na pracovisku. Umiestnené na vhodných miestach (v blízkosti dezinfekčného prostriedku pri vchode, v firemnej kuchyni a pri umývadlách v toaletách) infografiky s návodom na správne umývanie rúk pomôžu udržiavať najvyššiu úroveň hygieny pri používaní spoločných priestorov, zatiaľ čo malé, praktické fľaštičky s dezinfekčným prostriedkom umiestnené na jednotlivých stoloch povzbudia zamestnancov k pravidelnejšiemu dezinfikovaniu rúk a poskytnú im pocit pohodlia a bezpečia. Bez príliš veľkého množstva rôznych dokumentov, perá a iných zbytočných vecí na pracovných stoloch bude možné rýchlo, dôkladne a často čistiť stoly pomocou profesionálnych čistiacich prostriedkov, čo výrazne uľahčí udržiavanie hygienického štandardu a výrazne zníži riziko nákazy počas každodennej práce.

Pamätajme tiež, že aj malé zmeny môžu pozitívne ovplyvniť celkovú úroveň čistoty na pracovisku. Kúpa dispenzérov do firemnej kúpeľne a kuchyne nie je len o bežnom mydle, ale aj o antibakteriálnom mydle v kvapaline, neznamená väčšie náklady, ale umožňuje odstrániť väčšiu skupinu vírusov a baktérií pri umývaní rúk. Častejšie utieranie stolov a upratovanie pomocou vhodných detergentov v sociálnych priestoroch a verejných priestoroch zase eliminuje miesta, kde by mal koronavírus šancu preniesť sa na ruky nepozorných zamestnancov. A hoci optimálnym riešením by bolo vykonávanie takejto dezinfekcie trikrát denne - pred začiatkom práce, počas nej a po tom, ako všetci zamestnanci opustia kanceláriu - akékoľvek zvýšenie frekvencie čistenia celého pracoviska výrazne odstraňuje riziko vlny nákazy pre firmu.

Bezpečnosť predovšetkým

Pandémia vírusu COVID-19, podľa údajov WHO na polovicu júla 2020, zabila na celom svete už takmer 600 tisíc ľudí - a bohužiaľ nič nenasvedčuje tomu, že by v najbližšej dobe mala zmiznúť z nášho života. Vďaka rýchlej reakcii mnohých vlád sa podarilo vyhnúť sa lavínovému nárastu ochorení, avšak mnohé obmedzenia predpisov silno zasiahli mnohé odvetvia. Niet čo tajiť, činnosť firiem v čase celosvetovej karantény je mimoriadne ťažká, avšak všetky dodatočné opatrenia opatrnosti a starostlivosť o vysokú úroveň hygieny na pracovisku sú nevyhnutné a plne ospravedlnené. Príkladom môže byť napríklad situácia, ktorá sa udiala v poľskom Kępne. V jednej z tamtých fabrík nábytku vzniklo ohnisko koronavírusu, ktorého obeťou padlo až 297 z 966 zamestnancov. Našťastie väčšina nakazených prekonala ochorenie bez príznakov, ale tento prípad výborne ilustruje, ako rýchlo sa COVID-19 dokáže šíriť a ako silne jeho výskyt môže ovplyvniť činnosť podniku.

Najbezpečnejšou formou vedenia firmy je stále obmedzovanie medziľudských kontaktov. Optimálne - vo forme práce na diaľku, kedykoľvek je to možné. Našťastie existuje veľa programov a služieb (aj tých bezplatných), ktoré uľahčujú komunikáciu a spoluprácu medzi zamestnancami. Medzi ne patrí napríklad komunikačný program Skype, Slack a špecializovaný na video konferencie Zoom, ktorý umožňuje vytváranie a zdieľanie dokumentov v Google Disku a rýchle sťahovanie veľkých súborov v Dropboxe. Existuje veľa spôsobov, ako efektívne organizovať prácu v rámci home office a naozaj sa oplatí venovať tomuto tému pozornosť, ale ak toto riešenie nie je pre nás úplne uspokojivé a stále by sme chceli, aby sa zamestnanci mohli stretávať priamo v kancelárii, ale zároveň sa cítiť bezpečne, stojí za to zvážiť zavedenie zmenovej práce, pri ktorej polovica zamestnancov pracuje na svojich bežných pracovných miestach, zatiaľ čo druhá časť zostáva doma a vykonáva svoje úlohy online. Po dvoch týždňoch môže dôjsť k výmene, pri ktorej sa "kancelárski" zamestnanci budú zaoberať plnením povinností z bezpečného úkrytu domova a "domáci" budú mať príležitosť vrátiť sa na svoje pracovné stoly.

Toto je spôsob, ako mať istotu, že v najhoršom prípade bude na karanténu poslaná len polovica zamestnancov.

Ryszard Kurek