Jak zajistit kancelář a zaměstnance před koronavirem?

I když koronavirus stále představuje reálné nebezpečí, stále více kanceláří a pracovišť se rozhoduje upustit od práce z domova a vrátit se k normálnímu režimu práce. V době všeobecného uvolnění však nesmíme zapomínat na to, že pandemie stále trvá a nedodržování doporučení Světové zdravotnické organizace a hygienických úřadů může vést k nakažení zaměstnanců a uzavření celého pracoviště do karantény.

Plné ruce práce

Ačkoli v 21. století existuje mnoho způsobů práce na dálku a každý rok přibývá profesí, které lze úspěšně vykonávat přímo z domova, návrat do kanceláře často znamená efektivnější výměnu informací a koordinaci úkolů, zejména ve firmách, které dosud neměly zkušenosti s prací na dálku. Setkání v konferenčních místnostech a denní briefy však nepřinášejí pouze výhody, ale také riziko šíření viru COVID-19 mezi účastníky. Odpovídající zabezpečení pracoviště proti této eventualitě není jednoduché a vyžaduje plné nasazení, avšak veškeré úsilí stojí za dosažení požadovaného efektu – zajištění nejvyšší úrovně hygieny a tím i zabránění dalšímu šíření této celosvětově rozšířené nemoci. Jak toho dosáhnout? Zde je několik důležitých věcí, na které byste neměli zapomenout.

1. Vyhrazené místo pro dezinfekci rukou

Jedním z nejjednodušších a nejúčinnějších způsobů, jak zabránit nakažení koronavirem, je péče o hygienu rukou. Doporučené dezinfekční prostředky na bázi alkoholu obsahující minimálně 60 % etanolu mají prokázané virucidní účinky a jsou vysoce účinné proti obaleným virům (mezi které patří COVID-19), a jejich přítomnost v kanceláři má skutečně významný vliv na zdraví osob, které zde pracují každý den. Nestačí však pouze pořídit jednu lahvičku dezinfekčního prostředku a doufat, že zaměstnanci nebo klienti si budou pamatovat, aby ji použili.

Dávkovač s dezinfekčním prostředkem na ruce by měl být dobře viditelný a nacházet se ve společné hale nebo přímo před vstupem do místnosti, kde se nacházejí pracovní stanice. Aby nikdo z příchozích neprošvihl příležitost k použití dávkovače, je dobré jej umístit – nebo alespoň informaci o něm a o nutnosti jeho použití – ve výšce očí. Ačkoli v některých budovách to může být problém kvůli otevřenému uspořádání místností nebo nemožnosti montáže dávkovače přímo na zeď, existují řešení, která tento problém obejdou.

Dobře se osvědčí například nádobkové dávkovače dezinfekčních prostředků. Umístěné přímo na stolech nebo postavené na povrchu jiného nábytku poblíž vstupních dveří nevyžadují montáž a lze je v případě potřeby snadno přemístit, ale pokud se o jejich označení nepostaráte, mohou být přehlédnuty. Navíc většina těchto dávkovačů je ovládána přímo rukou, což výrazně snižuje úroveň hygieny přímo kolem bodu dezinfekce rukou. Nejlepšího efektu lze tedy dosáhnout použitím profesionálních automatických stojících dávkovačů, které používají pohybové senzory pro bezdotykové rozstřikování dezinfekčního prostředku ve formě mlhy. Tato forma dávkování nejen snižuje riziko přenosu bakterií a virů na povrch těla, ale také umožňuje vyhnout se zbytečnému nepořádku, protože tyto dávkovače nebudou kapat a znečišťovat povrchy, na kterých jsou umístěny.

Alternativou, která přináší ještě více výhod, je používání specializovaných stojanů na dávkovače dezinfekčních prostředků. Vybavené odpovídajícím zatíženým základem a přizpůsobené mnoha modelům loketních a bezdotykových dávkovačů jsou dobře viditelné a vybavené informačními tabulemi, na které lze umístit loga firmy (v případě umístění dezinfekční stanice v obecně přístupné části kanceláře) nebo návody na mytí rukou či jiné užitečné informace (pokud se tyto stojany s dávkovači nacházejí například v prostorách skladu). Taková dezinfekční stanoviště si skvěle poradí v místech s vysokým provozem a jsou elegantním a odolným řešením, všestranným a zajišťujícím nejvyšší úroveň hygieny.

2. Odstupy mezi pracovními stanicemi a sociální distancování

Dodržování odpovídající vzdálenosti od ostatních lidí, což je obzvláště obtížné v malých kancelářích a místech navštěvovaných velkým počtem zaměstnanců, je stejně důležité jako péče o hygienu rukou. COVID-19, stejně jako mnoho jiných virů a bakterií, se přenáší kapénkovou cestou, což znamená, že každé kýchání a kašlání nakažené osoby uvolňuje malé kapénky tekutin. Tyto kapénky, které se volně vznášejí ve vzduchu, nesou virus a při dýchání mohou být vdechnuty zdravými lidmi, kteří jsou příliš blízko. Je důležité si uvědomit, že riziko vniknutí těchto částic do našeho těla vzniká i během obyčejné konverzace, takže je velmi důležité, aby mezi osobami na pracovišti byla neustále odpovídající vzdálenost.

V současnosti Světová zdravotnická organizace doporučuje udrž ovat alespoň jeden metr odstup – a to je dobrá praxe, kterou je třeba dodržovat ve společných prostorách pro zaměstnance – avšak pokud jde přímo o pracovní stanice, v České republice platí nařízení vlády ze dne 2. května 2020 o zavedení určitých omezení, příkazů a zákazů v souvislosti s výskytem epidemického stavu. Podle tohoto nařízení je povinností zaměstnavatele zajistit metr a půl odstupu mezi jednotlivými pracovními stanicemi, nebo, pokud to není možné, osobní ochranné prostředky (jako jsou roušky a rukavice). Jak se vyhnout těmto zbytečným výdajům a zároveň zajistit vysokou úroveň hygieny v kancelářských prostorách?

Přestavba je bohužel nejjednodušším a nejpřínosnějším krokem. Pokud to však není možné, stále lze zvýšit odstup mezi pracujícími osobami vypnutím části stolů z provozu a přidělením zaměstnanců, kteří je používají, k práci na dálku. Důležité je, aby byly vyřazené pracovní stanice odpovídajícím způsobem označeny, například červenou páskou nalepenou ve tvaru písmene „x“ na pracovní desce, a kolem obsazených stanic rozlepit na podlaze „ochranné zóny“, aby každý, kdo se bude chtít poradit se svým kolegou nebo kolegyní, věděl, kde se zastavit, aby se zabránilo přenosu virů a bakterií na povrch klávesnice, myši a dalších zařízení, které používá druhá osoba.

Při přípravě našich pracovišť na boj s koronavirem se nesmíme zaměřovat pouze na stoly v hlavních místnostech a zapomínat na zabezpečení dalších místností přístupných všem zaměstnancům uvnitř kanceláří. Koneckonců, udržování odpovídajícího odstupu při rozhovoru je důležité po celou dobu, nejen při sezení u svého stolu, a malé konferenční místnosti a firemní kuchyně, kde se často shromažďují velké skupiny lidí, jsou notoricky opomíjeny a nevěnuje se jim dostatečná pozornost při přípravě firmy na epidemii. Mezitím ke zvýšení bezpečnosti v těchto prostorách často stačí odstranit polovinu židlí (nebo, stejně jako v případě stolů, označit páskou každé druhé místo k sezení), aby se zvýšila vzdálenost mezi osobami, které je používají, a také vyznačit na podlaze místa pro stání ve frontě na mikrovlnnou troubu nebo kávovar. Stojí za zvážení také vyznačení jednosměrných chodeb, díky nimž i v úzkých chodbách nebudou zaměstnanci muset snižovat odstup mezi sebou.

3. Přísná hygiena rukou a pracovního místa

Příprava stanice pro dezinfekci rukou vybavené alkoholovými mycími prostředky (nebo zajištění jednorázových rukavic pro zaměstnance) je povinné, ale velmi často se na dezinfekci kůže pamatuje pouze při příchodu na pracoviště a jeho opuštění. Studie publikovaná v Journal of Occupational and Environmental Hygiene mezitím prokazuje, že v kancelářských podmínkách při vykonávání různých úkolů se dotýkáme obličeje rukama téměř 16krát za hodinu. To znamená, že i když po překročení prahu firmy zaměstnanci použijí dezinfekční prostředek a zůstanou většinu času u svých stolů, mohou na svých rukou přenášet virus COVID-19 na jiná místa – například do společné koupelny. Lze snížit riziko takového šíření nemoci?

Především je důležité věnovat pozornost lidskému faktoru a podporovat mezi zaměstnanci časté a důkladné mytí rukou a péči o pořádek na pracovišti. Infografiky s instrukcemi správného mytí rukou umístěné na vhodných místech (vedle dávkovače dezinfekčního prostředku u vchodu, ve firemní kuchyni a vedle umyvadel v koupelnách) pomohou zajistit nejvyšší úroveň hygieny při používání společných prostor, zatímco malé, praktické lahvičky s dezinfekčním prostředkem umístěné individuálně na stolech povzbudí zaměstnance k pravidelnější dezinfekci rukou a poskytnou pocit pohodlí a bezpečí. Stoly bez nadměrného množství různých dokumentů, per a dalších zbytečných předmětů umožní rychlé, důkladné a časté čištění stolů pomocí profesionálních čisticích prostředků, což výrazně usnadní udržování úrovně hygieny, která výrazně sníží riziko nákazy během každodenní práce.

Pamatujme také, že i malé změny mohou pozitivně ovlivnit celkovou úroveň čistoty na pracovišti. Nákup antibakteriálního tekutého mýdla do firemních koupelen a kuchyní místo běžného mýdla se nepojí s mnohem vyššími náklady a umožňuje odstranit větší množství virů a bakterií při mytí rukou. Častější stírání stolů a úklid pomocí vhodných dezinfekčních prostředků v sociálních a společných prostorách eliminuje místa, kde by se koronavirus mohl přenést na ruce nepozorných zaměstnanců. A i když by optimálním řešením bylo provádět takovou dezinfekci třikrát denně – před zahájením práce, během ní a po opuštění kanceláře všemi zaměstnanci – jakékoliv zvýšení frekvence úklidu celého pracoviště významně snižuje riziko vlny nákaz.

Bezpečnost především

Pandemie viru COVID-19, podle údajů WHO k polovině července 2020, již zabila téměř 600 tisíc lidí po celém světě – a bohužel nic nenasvědčuje tomu, že by měla v blízké budoucnosti zmizet z našich životů. Díky rychlé reakci mnoha vlád se podařilo zabránit lavinovému nárůstu případů, ale četná omezení pravidel silně zasáhla mnoho odvětví. Nelze popřít, že provoz firem během celosvětové karantény je velmi obtížný, avšak veškerá dodatečná opatření a péče o vysokou úroveň hygieny na pracovišti jsou nezbytná a plně odůvodněná. Příkladem může být situace, ke které došlo v Kępně ve Velkopolsku. V jedné z tamních nábytkových továren vzniklo ohnisko koronaviru, jehož obětí se stalo až 297 z 966 zaměst nanců. Naštěstí většina nakažených prodělala nemoc bezpříznakově, ale tento případ dokonale ilustruje, jak rychle se COVID-19 může šířit a jak silně může jeho výskyt ovlivnit fungování podniku.

Nejbezpečnější formou provozu firmy je tedy stále omezení mezilidských kontaktů. Optimálně – ve formě práce na dálku, kdykoliv je to možné. Naštěstí existuje mnoho programů a služeb (i těch zdarma), které usnadňují komunikaci a spolupráci mezi zaměstnanci. Mezi ně patří například komunikátory jako Skype, Slack a Zoom specializující se na videokonference, usnadňující tvorbu a sdílení dokumentů Disk Google, a také Dropbox, který umožňuje rychlé stahování velkých souborů. Existuje mnoho způsobů, jak efektivně organizovat práci na dálku a stojí za to se tímto tématem podrobněji zabývat, ale pokud pro nás toto řešení není zcela uspokojivé a stále chceme, aby se zaměstnanci mohli osobně setkávat v kanceláři, ale také se cítili bezpečně, stojí za to zvážit zavedení směnové práce, při které polovina týmu pracuje na svých obvyklých pracovních stanicích, zatímco druhá polovina zůstává doma a plní své úkoly online. Po dvou týdnech může dojít ke změně, při které „kancelářští“ zaměstnanci pracují z bezpečného domova a „domácí“ se vracejí ke svým stolům.

To je způsob, jak mít jistotu, že i v nejhorším případě půjde do karantény pouze polovina zaměstnanců.

Ryszard Kurek