¿Cómo proteger la oficina y a los empleados del coronavirus?

Aunque el coronavirus sigue siendo una amenaza real, cada vez más oficinas y lugares de trabajo deciden abandonar el teletrabajo y volver a la forma de trabajo habitual. Sin embargo, en estos tiempos de relajación general no se debe olvidar que la pandemia aún continúa y que no cumplir con las directrices recomendadas por la Organización Mundial de la Salud y los servicios sanitarios puede resultar en contagios entre los empleados y la puesta en cuarentena de todo el lugar de trabajo.

Manos llenas de trabajo

Aunque en el siglo XXI existen muchas formas de trabajar a distancia y cada año aumentan las profesiones que se pueden desempeñar con éxito desde casa, el regreso a la oficina a menudo implica un intercambio de información y una coordinación de tareas más eficiente, especialmente en empresas que hasta ahora no tenían experiencia en trabajar de manera distribuida. Las reuniones en las salas de conferencias y los informes diarios no solo conllevan beneficios, sino también el riesgo de que el virus COVID-19 se propague entre los participantes. Proteger adecuadamente el lugar de trabajo contra esta eventualidad no es sencillo y requiere tomar el asunto con seriedad, pero todos los esfuerzos valen la pena para lograr el efecto deseado por todos los que visitan o trabajan en la oficina: asegurar el más alto nivel de higiene y, por lo tanto, evitar la propagación de esta enfermedad que está afectando al mundo entero. ¿Cómo lograrlo? Aquí hay algunas de las cosas más importantes a tener en cuenta.

1. Lugar designado para la desinfección de manos

Una de las formas más simples y efectivas de evitar el contagio del coronavirus es el cuidado de la higiene de las manos. Los desinfectantes a base de alcohol recomendados por la Organización Mundial de la Salud que contienen al menos 60% de etanol tienen una acción virucida comprobada y son altamente efectivos contra virus con envoltura (como el COVID-19), por lo que su presencia en la oficina tiene un impacto significativo en la salud de las personas que trabajan allí a diario. Sin embargo, no basta con adquirir una botella de desinfectante y esperar que los empleados o visitantes recuerden usarla.

El dispensador de desinfectante para manos debe ser muy visible y estar ubicado en el vestíbulo común o justo antes de la entrada al área donde se encuentran las estaciones de trabajo. Para que nadie pierda la oportunidad de usar el dispensador, es conveniente colocarlo – o al menos colocar un aviso sobre su existencia y la necesidad de usarlo – a la altura de los ojos. Y aunque en algunos edificios esto puede ser problemático debido a la disposición abierta de las salas o la imposibilidad de montar el dispensador directamente en la pared, existen soluciones para sortear este tipo de problemas.

Las dispensadores de desinfectante de sobremesa funcionan bien. Colocados directamente sobre mesas o sobre otras superficies de muebles cerca de las puertas de entrada, no requieren instalación y se pueden mover fácilmente en caso de necesidad, pero si no se etiquetan adecuadamente, pueden pasar desapercibidos. Además, la mayoría de estos dispensadores se manejan directamente con la mano, lo que reduce significativamente el nivel de higiene alrededor del punto de desinfección de manos. El mejor resultado se obtiene utilizando dispensadores automáticos profesionales de pie que utilizan sensores de movimiento para pulverizar el desinfectante en forma de niebla sin contacto. Esta forma de dispensación no solo reduce el riesgo de transferencia de bacterias y virus a la superficie del cuerpo, sino que también evita el desorden innecesario, ya que estos dispensadores no gotean ni ensucian las superficies en las que se colocan.

Una alternativa que ofrece aún más ventajas es el uso de soportes especializados para dispensadores de desinfectante. Equipados con bases adecuadamente ponderadas y adaptados a muchos modelos de dispensadores de codo y sin contacto, son muy visibles y están equipados con tableros de información donde se pueden colocar logotipos de la empresa (en caso de ubicar la estación de desinfección en la parte de acceso público de la oficina) o instrucciones para el lavado de manos u otra información útil (si estos soportes para dispensadores están en áreas de almacenamiento, por ejemplo). Estas estaciones de desinfección son ideales en lugares con alto tráfico y son una solución elegante y resistente, versátil y que garantiza el más alto nivel de higiene.

2. Espacios entre estaciones de trabajo y distanciamiento social

Mantener una distancia adecuada de otras personas, particularmente difícil en oficinas pequeñas y lugares visitados por un gran número de empleados, es tan importante como el cuidado de la higiene de las manos. El COVID-19, al igual que muchos otros virus y bacterias, se transmite por gotas, lo que significa que cada estornudo y tos de una persona infectada libera pequeñas gotas de fluidos. Estas, al elevarse libremente en el aire, llevan el virus y, al respirar, pueden ser inhaladas por personas sanas que se encuentren demasiado cerca. Es importante recordar que el riesgo de que estas partículas ingresen a nuestro cuerpo también aparece durante una conversación normal, por lo que es muy importante asegurarse de que siempre haya una distancia adecuada entre las personas en el lugar de trabajo.

Actualmente, la Organización Mundial de la Salud recomienda mantener al menos un metro de distancia, y esta es una buena práctica que se debe seguir en espacios comunes para empleados. Sin embargo, en cuanto a las estaciones de trabajo, en España también se aplica la normativa del Real Decreto 486/1997 de 14 de abril sobre disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo. Según su contenido, el empleador está obligado a garantizar una distancia de un metro y medio entre las estaciones de trabajo o, si esto no es posible, proporcionar equipos de protección personal (como mascarillas y guantes). ¿Cómo evitar estos gastos innecesarios y, al mismo tiempo, garantizar un alto nivel de higiene en el espacio de la oficina?

Reorganizar el mobiliario es, desafortunadamente, el paso más fácil y que más beneficios aporta. Si no es posible, todavía se puede aumentar la distancia entre las personas que trabajan en el mismo lugar desactivando algunos escritorios y asignando a los empleados que los usan al trabajo remoto. Es importante marcar adecuadamente las estaciones excluidas, utilizando, por ejemplo, una cinta roja pegada en forma de "x" en la superficie del escritorio, y alrededor de los ocupados, pegar en el suelo áreas de "zonas de protección", para que cualquiera que quiera consultar con su compañero sepa dónde detenerse para evitar la propagación de virus y bacterias en la superficie del teclado, el ratón y otros equipos que utiliza la otra persona.

Al preparar nuestros lugares de trabajo para la lucha contra el coronavirus, no se debe enfocar solo en los escritorios en las salas principales y olvidarse de asegurar otras áreas accesibles a todos los empleados dentro de las oficinas. Al fin y al cabo, mantener la distancia adecuada durante una conversación es importante todo el tiempo, no solo mientras se está sentado en el puesto de trabajo. Las pequeñas salas de conferencias y las cocinas de la empresa, donde a menudo se reúnen grandes grupos de personas, se omiten notoriamente y no se les presta suficiente atención al preparar la empresa para la epidemia. Mientras tanto, para aumentar la seguridad en ellas, en la mayoría de los casos basta con retirar la mitad de las sillas (o, como en el caso de los escritorios, marcar con cinta cada segundo asiento) para aumentar la distancia entre las personas que los utilizan, y también marcar en el suelo, a distancias adecuadas, lugares para hacer cola para el microondas o la cafetera. Una idea que vale la pena considerar, si es posible, es designar pasillos unidireccionales, para que los empleados no tengan que reducir la distancia entre sí incluso en pasillos estrechos.

3. Estricta higiene de las manos y del lugar de trabajo

Preparar estaciones de desinfección de manos equipadas con productos de limpieza a base de alcohol (o proporcionar a los empleados guantes desechables) es obligatorio, pero a menudo se recuerda desinfectar la piel solo al llegar al lugar de trabajo y al salir de él. Mientras tanto, estudios publicados en el Journal of Occupational and Environmental Hygiene demuestran que, en condiciones de oficina, realizando diversas tareas, nos tocamos la cara con las manos casi 16 veces por hora. Esto significa que, incluso si los empleados utilizan el desinfectante al cruzar la puerta de la empresa y permanecen la mayor parte del tiempo en sus escritorios, pueden transportar el virus COVID-19 en sus manos a otros lugares, como el baño compartido. ¿Se puede reducir el riesgo de tal propagación de la enfermedad?

Ante todo, vale la pena prestar atención al factor humano y promover entre los empleados la limpieza frecuente y meticulosa de las manos y el cuidado del orden en el área de trabajo. Las infografías con instrucciones de lavado correcto de manos colocadas en lugares adecuados (cerca del dispensador de desinfectante en la entrada, en la cocina de la empresa y al lado de los lavabos en los baños) ayudarán a mantener el más alto nivel de higiene al usar las áreas comunes, mientras que pequeñas botellas de desinfectante colocadas individualmente en los escritorios alentará a los empleados a desinfectar sus manos con mayor regularidad y les dará una sensación de comodidad y seguridad. Superficies de escritorio libres de demasiados documentos, bolígrafos y otros elementos innecesarios permitirán una limpieza rápida, minuciosa y frecuente de los escritorios con productos de limpieza profesionales, facilitando en gran medida el mantenimiento del nivel de higiene que reducirá significativamente el riesgo de contagio durante el trabajo diario.

Recordemos también que incluso los cambios pequeños pueden tener un impacto positivo en el nivel general de limpieza en el lugar de trabajo. Comprar para los dispensadores en el baño y la cocina de la empresa no jabón común, sino jabón líquido antibacteriano, no implica incurrir en costos mucho mayores y permite eliminar un mayor número de virus y bacterias al lavarse las manos. Limpiar los escritorios con mayor frecuencia y usar detergentes adecuados para limpiar las áreas sociales y comunes elimina los lugares donde el coronavirus podría transferirse a las manos de los empleados descuidados. Y aunque la solución óptima sería realizar dicha desinfección tres veces al día (antes de comenzar el trabajo, durante el mismo y después de que todos los empleados hayan salido de la oficina), cualquier aumento de la frecuencia de limpieza de todo el lugar de trabajo reduce significativamente el riesgo de un brote de contagios.

La seguridad ante todo

La pandemia del virus COVID-19, según datos de la OMS a mediados de julio de 2020, ha matado a casi 600,000 personas en todo el mundo, y desafortunadamente nada indica que vaya a desaparecer de nuestras vidas en el futuro cercano. Gracias a la rápida reacción de muchos gobiernos, se logró evitar un aumento exponencial de los casos, pero numerosas restricciones han afectado gravemente a muchos sectores. No se puede negar que el funcionamiento de las empresas durante la cuarentena mundial es extremadamente difícil, pero todas las medidas adicionales de precaución y el cuidado de un alto nivel de higiene en el lugar de trabajo son necesarias y están plenamente justificadas. Un ejemplo de esto es la situación que ocurrió en Kępno, en la región de Wielkopolska. En una de las fábricas de muebles allí surgió un foco de coronavirus, que afectó a 297 de los 966 empleados. Afortunadamente, la mayoría de los infectados superaron la enfermedad de forma asintomática, pero este caso ilustra perfectamente la rapidez con la que el COVID-19 puede propagarse y el gran impacto que puede tener su aparición en el funcionamiento de una empresa.

La forma más segura de operar una empresa sigue siendo la limitación de los contactos entre personas. Idealmente, en forma de trabajo a distancia siempre que sea posible. Afortunadamente, existen muchos programas y servicios (incluso gratuitos) que facilitan la comunicación y la colaboración entre los empleados. Entre ellos se incluyen comunicadores como Skype, Slack y Zoom, especializado en videoconferencias, Google Drive, que facilita la creación y el intercambio de documentos, así como Dropbox, que permite descargar archivos grandes rápidamente. Hay muchas formas de organizar el trabajo en casa de manera eficiente y realmente vale la pena profundizar en este tema, pero si esta solución no nos satisface completamente y aún queremos que los empleados puedan reunirse en persona en la oficina, pero también se sientan seguros, vale la pena considerar la introducción de trabajo por turnos, en el que la mitad del equipo trabaja en sus estaciones habituales, mientras que la otra mitad permanece en casa realizando sus tareas en línea. Después de dos semanas, puede haber un cambio, durante el cual los empleados "de oficina" trabajarán desde la seguridad de sus hogares y los "de casa" tendrán la oportunidad de volver a sus escritorios.

Esta es una forma de asegurarse de que, incluso en el peor de los casos, solo la mitad de los empleados se pongan en cuarentena.

Ryszard Kurek